Informace o zpracování osobních údajů

Kdo jsme

Správcem vašich osobních údajů je Petr Mišák, IČO 06031358, podnikající pod značkou Sousedím. Kontaktovat nás v čemkoliv ohledně ochrany údajů můžete na asistentka@sousedim.cz nebo na telefonu 733 655 160.

U údajů, které si realitní makléř přenese do svého účtu na portálu z realitního softwaru, který používá, je správcem tento makléř a my je pro něj jen zpracováváme. Podrobnosti najdete níže.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů. Podle čl. 37 GDPR to musí udělat jen orgány veřejné moci nebo firmy, které ve velkém rozsahu systematicky sledují osoby nebo zpracovávají citlivé údaje — do žádné z těchto kategorií nespadáme. Otázky ohledně ochrany údajů řešíme přímo na kontaktech výše.

Jaké údaje zpracováváme

Z veřejného webu — z kontaktního formuláře, z poptávky „Mám zájem o prohlídku“ (prodej či pronájem bytu) a z projevení zájmu o konkrétní byt („Mám zájem“ na stránce nabídky): jméno, e-mail, telefon (nepovinný) a zprávu nebo poznámku, kterou nám sami napíšete (nepovinná). Nic jiného o vás z těchto formulářů nezjišťujeme.

Z uživatelského portálu — při registraci jméno, příjmení, e-mail a heslo (uložené jen jako zabezpečený otisk, nikdy v čitelné podobě). Pokud spravujete portfolio bytů, adresu bytů, které do portfolia patří. Pokud nahlásíte závadu k opravě, jméno, e-mail, telefon, popis závady, fotky a případně jméno a telefon kontaktní osoby na místě, pokud se liší od vás. Pokud si rezervujete termín prohlídky, e-mail, kterým vás pozval majitel nebo správce bytu, a vybraný termín. Pokud jako realitní makléř zapnete napojení na realitní software, který používáte, zpracováváme adresu, na které je software dostupný, vaše uživatelské jméno a heslo do něj (heslo ukládáme šifrovaně a nikdy se nikomu nezobrazí, ani vám), vaše jméno a číslo makléře v tomto softwaru, e-mail pro souhrny, pokud ho zadáte, jazyk, ve kterém vám souhrny posíláme, a okamžik, kdy jste naposledy potvrdili oprávnění k přenosu.

Placená služba Správa portfolia. Pokud službu využíváte, zpracováváme váš variabilní symbol, historii plateb a kreditů, údaj o tom, kdo koho doporučil, a u příchozí platby číslo účtu plátce, částku a datum. Na účet mohou přijít i platby, které se služby netýkají; číslo účtu plátce a variabilní symbol takových plateb mažeme, jakmile je rozpoznáme. Číslo účtu plátce vidí správa služby kvůli reklamacím a technická správa. Základem je plnění smlouvy a povinnosti podle účetních předpisů. Záznamy o platbách a kreditech uchováváme 10 let, a to i po zrušení účtu; proto se při zrušení neanonymizují. Bankovní údaje čteme přes rozhraní Fio banky.

Z realitního softwaru makléře — pokud jste reagovali na nabídku bytu realitního makléře (například přes realitní portál) a makléř vede nabídky a požadavky klientů v realitním softwaru, který používá, může si je sám přenést do svého účtu na portálu Sousedím. Před zapnutím přenosu nám makléř výslovně potvrdil, že přihlašovací údaje do tohoto softwaru jsou jeho vlastní, že je oprávněn s jejich pomocí číst nabídky a kontakty a že za toto použití nese plnou odpovědnost. Přenáší se vaše jméno, e-mail a telefon, pokud je makléř v softwaru má, text vašeho požadavku a předchozí komunikace s makléřem k dané nabídce, včetně poznámek, které si makléř k vašemu požadavku v softwaru zapsal. Vám se tyto poznámky nikdy nezobrazují. Pokud s makléřem komunikujete dál, přenášejí se i další zprávy. Přenos jde jen jedním směrem: do realitního softwaru makléře nikdy nic nezapisujeme. Kontaktní údaje majitele bytu ani interní popis nabídky se nepřenášejí.

Proč údaje zpracováváme a na jakém základě

Údaje, u kterých jsme správcem, zpracováváme ve dvou fázích, s různým právním základem:

Vyřízení poptávky nebo používání portálu. Dokud vaši poptávku vyřizujeme nebo dokud máte účet na portálu, děláme to na základě jednání o uzavření smlouvy nebo jejího plnění (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) — reagujeme na váš dotaz nebo vám poskytujeme portál, o který jste si sami zažádali (registrací, správou portfolia, nahlášením závady nebo rezervací termínu). Poskytnutí údajů není zákonnou povinností, je ale nutné k tomu, abychom vám mohli portál nebo odpověď na poptávku poskytnout — bez jména a e-mailu vás nemůžeme kontaktovat ani vám založit účet.

Uchování po vyřízení nebo po zrušení účtu. Po vyřízení poptávky, dokončení opravy nebo zrušení účtu údaje dál držíme z oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) — abychom měli doklad o průběhu jednání pro případ sporu, po dobu odpovídající promlčecí lhůtě. V této fázi máte právo vznést námitku proti zpracování; pokud ji vznesete, údaje přestaneme zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody převažující nad vaším zájmem, nebo pokud údaje nepotřebujeme pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Záznamy o platbách a kreditech zpracováváme kvůli plnění smlouvy a povinnostem podle účetních předpisů.

Údaje z realitního softwaru makléře. U údajů, které si realitní makléř přenesl do portálu z realitního softwaru, který používá, nejsme správcem. Správcem je tento makléř: sám rozhodl, že údaje přenese, a sám rozhoduje, jak je použije. Odpovídá také za to, že k tomu má právní základ a že vás o zpracování informuje. My pro něj údaje jen technicky zpracováváme jako zpracovatel (čl. 28 GDPR): ukládáme je a zobrazujeme v jeho portfoliu na portálu a pro žádné vlastní účely je nepoužíváme.

Komu údaje předáváme

Vaše údaje vidí náš tým, který poptávky vyřizuje, a technická správa (vývojáři a provozovatel hostingu), která k nim má přístup výhradně za účelem provozu a údržby systému — nikdy pro vlastní účely. U projevení zájmu o konkrétní byt navíc údaje vidí majitel nebo správce daného bytu, kterému je poptávka určená. Nikomu jinému je nepředáváme: žádnému marketingovému partnerovi ani k dalšímu prodeji.

Na portálu vidí data vašeho portfolia jen jeho vlastník a lidé, které do něj sami pozvete. Nahlášenou závadu vidí řemeslník, kterému se zakázka přiřadí, a dispečer a ředitel, kteří zakázku koordinují — nikdy nikdo mimo tenhle okruh. U rezervace termínu prohlídky vidí váš e-mail majitel nebo správce bytu, který vás pozval.

Výpisy z účtu čteme z Fio banky, a. s.

Údaje zájemců přenesené z realitního softwaru makléře vidí makléř, který přenos zapnul, a lidé, které do svého portfolia sám pozval. Náš tým a technická správa je mohou vidět, ale jen kvůli provozu portálu a podpoře makléře, nikdy pro vlastní účely. Přihlašovací údaje makléře do jeho realitního softwaru nevidí nikdo z našeho týmu: v administraci je vidět jen to, že napojení existuje a v jakém je stavu. Souhrnné e-maily, které makléři o přenosu posíláme, neobsahují jména, e-maily ani telefony zájemců. Do realitního softwaru makléře ani nikomu dalšímu údaje nepředáváme.

Mezinárodní předání

Vaše údaje zpracováváme výhradně v rámci Evropské unie.

Jak dlouho údaje uchováváme

Poptávky uchováváme po dobu 5 let od jejich vyřízení, poté je mažeme. Pokud poptávka vede k uzavření smlouvy, na smluvní dokumentaci se bude vztahovat samostatná retenční lhůta podle promlčecích a účetních předpisů — tahle stránka se aktualizuje, jakmile systém smluvní dokumentaci začne spravovat.

Faktury z modulu údržby uchováváme 10 let jako účetní doklady podle zákona o účetnictví. Ostatní údaje z portálu — popis zakázky a fotky z modulu údržby, adresy bytů ve vašem portfoliu, termíny prohlídek — zatím nemají stanovenou retenční lhůtu; tahle stránka se aktualizuje, jakmile se rozhodne.

Záznamy o platbách a kreditech uchováváme 10 let, a to i po zrušení účtu.

Údaje zájemců přenesené z realitního softwaru makléře, včetně zpráv z komunikace s makléřem, uchováváme po dobu, kterou určí makléř jako jejich správce, a na jeho pokyn je smažeme. Lhůta 5 let uvedená výše se na ně nevztahuje — platí pro poptávky, u kterých jsme správcem my. Když makléř napojení odpojí, jeho přihlašovací údaje do realitního softwaru bez zbytečného odkladu smažeme a přenos se zastaví; byty, inzeráty a zájemci, kteří už byli přeneseni, v jeho portfoliu zůstávají. Zrušením účtu makléře se napojení i s přihlašovacími údaji smaže také. Celé stránky z realitního softwaru neukládáme a provozní záznamy o průběhu přenosu neobsahují žádné osobní údaje.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, na výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Kterékoli z těchto práv uplatníte na asistentka@sousedim.cz.

Pokud se vaše údaje k nám dostaly z realitního softwaru makléře, z vlastního podnětu vám nepošleme žádný e-mail. Ozvat se vám může jen makléř, například pozvánkou na prohlídku nebo dotazníkem. Správcem těchto údajů je makléř, proto svá práva uplatněte především u něj. Pokud se obrátíte na nás na asistentka@sousedim.cz, žádost makléři předáme. Výmaz u nás nestačí, pokud vaše údaje zůstávají v realitním softwaru makléře: odtud by se k nám mohly přenést znovu. O výmaz proto požádejte i makléře. Do jeho realitního softwaru nezasahujeme.

Právo podat stížnost

Pokud máte pocit, že s vašimi údaji nakládáme v rozporu se zákonem, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované rozhodování, které by o vás mělo právní nebo obdobně významné účinky (čl. 22 GDPR) — o obsahu vaší poptávky vždy rozhoduje člověk. Automaticky filtrujeme jen zneužití: skryté pole proti robotům a omezení počtu odeslání za hodinu (5 u kontaktního formuláře a poptávky o prohlídku, 3 u projevení zájmu o konkrétní byt). Takové pokusy se vůbec neuloží. Přenos z realitního softwaru makléře probíhá automaticky zhruba každých 12 hodin, pokud ho makléř zapne, nebo kdykoli ho makléř spustí, ale o vás nerozhoduje: jestli a jak vás makléř kontaktuje, rozhoduje vždy on.

Zabezpečení

Přenos dat mezi vaším prohlížečem a naším serverem je šifrovaný (HTTPS). Hesla u nás nikdy neprocházejí v nešifrované podobě a provozní přístupové údaje nejsou nikdy součástí zdrojového kódu. Fotky a doklady, které na portálu nahrajete (například k nahlášené závadě), nejsou veřejně dostupné — vidí je jen ten, kdo má k dané zakázce oprávnění.